Статьи

DocShell (Модуль Персональные данные) - онлайн-сервис для разработки документов по 152-ФЗ

21.03.2013

/

В соответствии с законодательством РФ в области персональных данных каждый оператор обязан выполнять перечень мер, направленных на организацию обработки и защиты персональных данных.

На сегодняшний день под действие 152-ФЗ подпадают все юридические лица и индивидуальные предприниматели в нашей стране, т.к. любая организация обрабатывает сведения о своих сотрудниках и (или) клиентах и контрагентах.


Чтобы организовать обработку персональных данных в организации в соответствии с требованиями 152-ФЗ, необходимо разработать ряд соответствующих внутренних документов (приказов, положений, актов, журналов и политик). Причем обязательный перечень необходимых внутренних документов не определен законом, и отсутствуют какие-либо утвержденные шаблоны этих документов.

Все это говорит о том, что оператор обязан разработать внутреннюю документацию, опираясь лишь на существующие требования к организации обработки и защиты персональных данных и, как правило, без малейшего представления о конечной структуре документов и их количестве.

Для многих организаций решение такой задачи без привлечения сторонних специалистов может оказаться не по силам. Стоимость услуг организаций-экспертов достаточно высока, соответственно, не каждый руководитель готов выделить бюджет на проведение таких работ.

В связи с этим на рынке услуг по обеспечению безопасности персональных данных стали появляться различные онлайн-сервисы, позволяющие решить как вопрос разработки внутренней документации, так и последующего ведения с помощью нее деятельности по организации обработки и защиты персональных данных.

Далее рассмотрим сервис, предоставляемый компанией "РосИнтеграция" – DocShell.

Docshell доступен с любого устройства, имеющего выход в сеть Интернет, будь то компьютер, телефон или планшет. Достаточно просто перейти по адресу – www.docshell.ru.

Сервис предоставляет возможность разработки всей необходимой внутренней документации по организации обработки и защиты персональных данных с помощью простого и понятного веб-интерфейса, а также ряд следующих возможностей:

  • простое и удобное внесение изменений в разработанные документы;
  • система подсказок и примеров;
  • бесплатное обновление документов при изменении законодательства;
  • оповещения об изменениях в законодательстве;
  • экспертная проверка (для расширенного тарифа);
  • консультации сертифицированных специалистов;
  • высокая скорость подготовки документов для проверки.

Работа с сервисом не требует глубоких знаний в области организации обработки персональных данных, и справиться с ней может абсолютно любой специалист в организации (например, юрист, бухгалтер или системный администратор).

Соответственно, для успешной работы с сервисом не обязательно иметь даже начальных знаний в области защиты персональных данных, достаточно воспользоваться имеющейся системой подсказок и примеров.

Всем пользователям сервиса изначально доступны для заполнения 4 документа, которые входят в «базовый набор». Это приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДн, положение об ответственном за организацию обработки ПДн, приказ о комиссии по классификации ИСПДн и акт классификации ИСПДн. Эти документы составляют тот минимум, который нужно выполнить каждой организации, помимо заполнения уведомления об обработке персональных данных и его последующей отправки в Роскомнадзор.

DocShell

После работы в бесплатном режиме доступа к сервису, можно выбрать интересующий тарифный план и произвести оплату.

В части работы с документацией далее будет рассмотрен тарифный план «Расширенный», позволяющий осуществлять работу с максимально возможным перечнем документов в сервисе DocShell, в остальном все описываемые функции и возможности доступны и при бесплатном доступе.

На текущий момент в данном тарифном плане для работы доступно 29 документов.

DocShell

После завершения оплаты и получения доступа к документации, определенной тарифным планом, основным для пользователя станет меню «Документы».

DocShell

Сервис разработан так, чтобы максимально облегчить процесс заполнения документов.

Для этого предусмотрены:

  • функционал системы подсказок;
  • система зависимых параметров, параметры, которые встречаются в нескольких документах, необходимо заполнить/изменить один раз в любом из документов;
  • система вычисления значений на основе данных, введенных пользователем;
  • удобный способ заполнения: ряд параметров заполняется путем выбора значений из ранее заполненных в системе.

Слева имеется перечень необходимых для подготовки данного документа данных. По мере внесения данных и их сохранения отображается знак DocShell, подтверждающий успешное сохранение информации. Также при внесении информации сервис автоматически сохраняет данные во всех необходимых падежах.

DocShell

Вся внесенная информация будет доступна в других документах, что существенно сокращает необходимое для заполнения всех документов время.

При внесении информации для подготовки некоторых документов имеется возможность загрузки данных из excel-файла.

DocShell


DocShell

После загрузки данных из файла в системе отображаются поля для выбора листов и ячеек excel.

DocShell

Указав всю необходимую информацию, необходимо произвести обработку файла, после чего в системе отобразятся данные из указанных диапазонов ячеек.

DocShell

Полученный список можно отредактировать путем удаления лишних данных, для чего имеются соответствующие кнопки меню.

После проведения всех операций с вносимой информацией ее можно сохранить в системе.

Использование данного функционала особенно удобно при внесении информации по сотрудникам организации.

Аналогично, имеются поля, по заполнению которых, появляется кнопка перехода к зависимым переменным – DocShell.

DocShell

Если же при внесении информации возникают вопросы, для этого предусмотрены подсказки, доступные по нажатию на знак вопроса – DocShell.

DocShell

Помимо подсказок по заполнению полей имеется описание заполняемого документа и методов работы с ним, которое доступно по нажатию на знак – DocShell.

DocShell

После внесения информации все сформированные документы необходимо загрузить и распечатать для ввода в действие, согласно рекомендациям, приведенным в сервисе по каждому документу.

В случае выявления изменений условий обработки персональных данных, выявления дополнительной обработки или же изменений штата организации, всю эту информацию необходимо внести в сервис для актуализации разработанной документации.

Подводя итог, можно сказать, что сервис DocShell является универсальным инструментом, доступным практически для любой организации и позволяющим осуществлять эффективное ведение внутренней деятельности по организации обработки и защиты персональных данных вне зависимости от структуры и типа организации и уровня знаний в области защиты персональных данных.